Kontakt

Ochrana osobních údajů

Tisk | Stáhnout jako PDF

Správce údajů:

Raben Logistics Czech s.r.o.

IČO:

24705128

Sídlo:

K Plevnu, 26801 Hořovice, Česká republika

Web:

ceskarepublika.raben-group.com

Kontakt:

gdpr.cz@raben-group.com

(dále jen „my“)

 

Tento dokument se vztahuje na zpracování osobních údajů fyzických osob, jakožto našich zákazníků, příjemců zásilek nebo odesílatelů.

 

Co se v tomto dokumentu dozvíte?

  • Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje
  • Jaké údaje zpracováváme
  • Odkud údaje získáváme 
  • Komu můžeme údaje předat
  • Kdy můžeme předat údaje do zahraničí
  • Jak dlouho máme údaje u sebe 

 

1.   Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje?

Společnost Raben Logistics Czech s.r.o. nabízí komplexní logistické služby a tuzemskou a mezinárodní přepravu zboží. Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy a osvědčenými mezinárodními standardy.

 

Pravidla zpracování osobních údajů se týkají pouze fyzických osob, proto platí níže uvedené informace hlavně pro ně. Maximální úsilí ale vynakládáme na ochranu všech dat, která používáme.

 

Zpracování osobních údajů na základě smlouvy

Do této části patří zpracování, které souvisí s nabídkou a poskytováním našich služeb (uzavřením a plněním smlouvy). Těmi jsou především tuzemské a mezinárodní silniční, letecké a námořní přepravní služby a komplexní logistické služby jako například vykládka a dekonsolidace, vyzvednutí a zajištění zásilek a jejich příprava pro distribuci a další doplňkové služby (štítkování, balení a podobně).

Na základě toho zpracováváme vaše osobní údaje, které jsou stručně řečeno nezbytné pro provedení přepravy, a v případě, že je to nutné, zpracováváme i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob (adresátů, řidičů apod.). Bez zpracování těchto údajů vám nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s vámi smlouvu vůbec uzavřít.

 

Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů

Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob. Pod tento základ spadají zejm. následující operace:

  • zlepšování a vývoj našich produktů a služeb;
  • přímý marketing zahrnující nabídku našich produktů nebo služeb či služeb a produktů přímo souvisejících;
  • prevence a odhalování trestné činnosti;
  • určení, obhajoba a vymáhání právních nároků a pohledávek;
  • ochrana majetku a osob včetně sledování průběhu přepravy a monitorování skladů a dep pomocí kamerových záznamů;
  • vyhodnocování a zlepšování naší obchodní činnosti (hodnocení kvality služeb, reklamací, využití kapacit, distribučních kanálů, složení zákaznického portfolia, účinnosti propagace atp.);
  • interní funkce nezbytné pro naši činnost, a to i na úrovni skupiny podniků, do které patříme (audit, controlling, provoz IT, účetní a daňová evidence, administrativa atp.).

 

Z důvodu ochrany zájmů nahráváme i některé naše vzájemné telefonní hovory, abychom vždy přesně věděli, o čem jsme spolu mluvili. Hovory můžeme také nahrávat, zpracovávat a následně vyhodnocovat tak, abychom příště co nejlépe vyhověli vašim požadavkům, přáním a potřebám. Můžeme se s Vámi také spojit a ověřit, zda jste byli s našimi službami spokojeni. O nahrávání budete informování vždy před uskutečněním hovoru.

 

Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme, a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.

 

Zpracování osobních údajů na základě právních předpisů

Právní předpisy nám rovněž v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat. Jde zejména o zpracování za účelem:

a.     uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.)

b.     plnění dalších právních povinností (např. při zpracování informací v daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti)

c.     plnění povinností podle sektorových předpisů (z. o silniční dopravě včetně všech prováděcích předpisů, předpisy EU a mezinárodní úmluvy týkající se přepravy – přehled předpisů lze nalézt na stránkách ministerstva dopravy)

 

Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů

V některých případech se vyžaduje ke zpracování osobních údajů souhlas dotčené osoby. Podrobnosti o účelu a dalších podmínkách zpracování je uvedena přímo u souhlasu. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat, na předchozí zpracování ale nemá odvolání souhlasu vliv.

 

2.   Jaké údaje zpracováváme?

Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k nabídce a poskytování našich služeb (uzavření smlouvy o přepravě a její provedení). Bude se tedy zjednodušeně řečeno jednat o všechny údaje, které jsou ve smlouvách nebo jiných podobných formulářích nebo které jsme si sdělili za tímto účelem ústně či jinou domluvenou formou. Tam, kde je to z hlediska vlastností služby nezbytné, se může zpracování týkat i dalších osob (příjemci zásilky, objednatelé a odesílatelé přepravy, zaměstnanci, řidiči apod.)

Někdy budeme vaše údaje spojovat s dalšími informacemi anebo vytvářet údaje nové, které z daných informací vyplývají nebo s nimi souvisejí. To je důležité hlavně pro určení práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, ochranu našich či vašich zájmů nebo dodržování našich zákonných povinností (např. zlepšování a vývoj produktů, služeb a obchodní činnosti, vymáhání pohledávek nebo odhalování podvodů).

Nejčastěji budeme zpracovávat vaše identifikační, popisné a kontaktní údaje (zejména pro zadání přepravy a doručení), údaje týkající se služeb nebo produktů (např. doklady týkající se zásilek včetně typu nebo obsahu zásilky), údaje finanční (např. pro provedení plateb), údaje potřebné k vyřízení vašich stížností a další údaje, které nám sdělíte nebo které zjistíme v průběhu poskytování služeb včetně údajů, které v souvislosti s našimi závazky vytvoříme zpracováním údajů takto získaných. V případě, že využíváte některou z našich webových služeb, zpracováváme také údaje z této služby.

 

Kamerové záznamy

Naše obchodní a pracovní prostory mohou být monitorované kamerami se záznamem, který uchováváme po omezenou dobu z důvodu ochrany majetku, zdraví osob a našich práv (např. pro dokumentaci poškození majetku nebo zboží). Konkrétní prostory jsou vždy označeny příslušnou informační tabulí, která obsahuje základní informace o správci a podmínkách zpracování a dále odkaz na možnost získání podrobných informací.

 

3.   Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme:

1.     Přímo od Vás při uzavření a plnění smlouvy;

2.     Z vlastní činnosti (zejm. informace týkající se služeb, které jste si objednali);

3.     Od jiných osob, pokud je to nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, pokud tak stanoví právní předpisy anebo pokud k tomu dáte souhlas;

4.     Z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.),

 

4.   Komu můžeme údaje předat?

Osobní údaje mohou vedle nás, našich zaměstnanců a osob, které jsou pro nás činné, zpracovávat také naši smluvní zpracovatelé nebo správci, kteří se podílejí na zajištění našich služeb. Jedná se zejm. o:

  • externí partnery (dopravce) zajišťující a provádějící přepravu zboží;
  • společnosti skupiny Raben Group N.V. zejm. za účelem zajištění společných interních funkcí;
  • poskytovatele IT technologií ke zpracování osobních dat (aplikace pro komunikaci a správu emailů, pro správu klientského portfolia a řízení klientských vztahů, pro správu objednávek a řízení přepravy);
  • dodavatele služeb nezbytných pro provoz (např. administrativní a kancelářské služby);
  • poskytovatele specializovaných služeb (právní, konzultantské, finanční, auditorské, HR atp.);
  • obchodní zástupce nebo zprostředkovatele.

 

Další příjemci

V případě, kdy by se u nás něco měnilo a převáděli jsme naši obchodní nebo jinou činnost jako celek nebo i její část na jinou osobu, pak by součástí takového převodu byly i osobní údaje, které se této činnosti týkají. Stejně by to bylo i v případě, že bychom byli v souladu s právními předpisy nuceni takové změny udělat.

V rámci oprávněného zpracování můžeme osobní údaje předávat i dalším osobám (např. výměna informací za účelem prevence podvodů apod.). Pokud k tomu mají zákonem daný důvod, mohou získat přístup k osobním údajům i další třetí strany (např. policie a jiné orgány veřejné moci).

 

Mlčenlivost

Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení vašich údajů.

 

5.   Kdy můžeme předat údaje do zahraničí?

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (např. společnostem skupiny Raben Group N.V., poskytovatelům IT technologií nebo dalším zpracovatelům a správcům). Pokud by bylo nezbytné osobní údaje předávat i do zemí mimo EU/EHP (např. při přepravě mimo EU), vždy to učiníme až po zajištění odpovídajícího zabezpečení a doložení záruk, že s nimi bude nakládáno v souladu s právními předpisy.

 

6.   Jak dlouho máme údaje u sebe?

Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Nejčastěji se osobní údaje zpracovávají po dobu trvání a plnění smluvních nebo i mimosmluvních závazků (pro zjednodušení dále jen smlouva). Po skončení smlouvy se osobní údaje dále zpracovávají z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů (příp. zájmů třetích osob), a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Tato doba je primárně určená podle (objektivních) promlčecích lhůt stanovených zákonem (občanský zákoník) nebo smlouvou. Lhůty se mohou lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinní údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle obecně závazných právních předpisů (zejm. v oblasti silniční dopravy, účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle zvláštního zákona).

 

V případě udělení souhlasu probíhá zpracování do odvolání souhlasu, není-li přímo u souhlasu uvedeno jinak. Souhlas můžete kdykoli odvolat a tím zpracování ukončit.

 

7.   Jaká jsou vaše práva?

Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů můžete využít následující práva:

 

Právo na informace

Máte právo obdržet informace před zpracováním i během zpracování na vaši žádost. Na žádost vám sdělíme, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a dále, pokud o to požádáte, informace o účelech, kategoriích údajů, příjemcích (kategoriích), době uchování (kritériích), vašich právech včetně možnosti se obrátit na dozorový úřad, zdrojích údajů (pokud nepocházejí od vás), případně o automatizovaném individuálním rozhodování a předávání do třetí země nebo mezinárodní organizace (vhodných zárukách).

Právo na přístup

Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o vás zpracovávány.

Právo na opravu

Správce by měl zpracovávat přesné údaje, při zjištění nesprávnosti údajů máte právo na opravu.

Právo na výmaz („být zapomenut“)

Máte právo na vymazání svých údajů, ale jen tehdy pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který správce může použít (včetně ochrany svých oprávněných zájmů a práv).

Portabilita

Máte právo obdržet zpracovávané údaje, které se zpracovávají na základě souhlasu nebo na základě uzavření nebo plnění smlouvy a které jste sami poskytli nebo které přímo vyplývají z vaší činnosti, ve strojově čitelném formátu. Platí jen pro automatizovaně zpracovávané údaje.

Právo vznést námitku

Platí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví.

Právo na odvolání souhlasu

V případě zpracování založeného na vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat, a to zasláním požadavku na emailovou adresu gdpr.cz@raben-group.com.

Právo na omezení

Máte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud

- popíráte přesnost údajů, a to do doby, než správce přesnost ověří

- údaje nejsou potřeba pro účely zpracování, avšak požadujete jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků

- jste vznesli námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad vašimi oprávněnými zájmy

- zpracování údajů bylo protiprávní a požadujete namísto výmazu údajů jen omezení jejich zpracování.

Právo obrátit se na dohled, soud

Můžete se obrátit na dohledový úřad (Úřad na ochranu osobních údajů – www.uoou.cz) nebo soud.

 

Jak můžete svá práva uplatit?

Vaše žádosti týkající se zpracování osobních údajů vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení takové žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud to nastane, informujeme vás o takovém prodloužení do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

 

Kontakt pro žádosti a dotazy týkající se zpracování osobních údajů: gdpr.cz@raben-group.com

 

8.   Co když se něco změní?

Tuto informaci budeme pravidelně aktualizovat a bude vždy dostupná na našem webu. Pokud by došlo k zásadní změně zpracování osobních údajů, budeme vás o tom přímo informovat.