Raben logo

Ochrana osobních údajů

Správce údajů:

Raben Logistics Czech s.r.o.

IČO:

247 05 128

Sídlo:

Komerční 535, 251 01 Nupaky, Česká republika

Web:

ceskarepublika.raben-group.com

Kontakt:

gdpr.cz@raben-group.com


(dále jen „my“)



Tento dokument se vztahuje na zpracování osobních údajů fyzických osob, jakožto našich zákazníků, příjemců zásilek nebo odesílatelů.



Co se v tomto dokumentu dozvíte?

  • Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje
  • Jaké údaje zpracováváme
  • Odkud údaje získáváme 
  • Komu můžeme údaje předat
  • Kdy můžeme předat údaje do zahraničí
  • Jak dlouho máme údaje u sebe
  • Jaká jsou vaše práva 



1. Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje?

Společnost Raben Logistics Czech s.r.o., člen skupiny Raben Group, nabízí komplexní logistické služby a tuzemskou a mezinárodní přepravu zboží. Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy a osvědčenými mezinárodními standardy.

Pravidla zpracování osobních údajů se týkají pouze fyzických osob, proto platí níže uvedené informace hlavně pro ně. Maximální úsilí ale vynakládáme na ochranu všech dat, která používáme.


i. Zpracování osobních údajů na základě smlouvy

Do této části patří zpracování, které souvisí s nabídkou a poskytováním našich služeb (uzavřením a plněním smlouvy). Těmi jsou především tuzemské a mezinárodní silniční, letecké a námořní přepravní služby a komplexní logistické služby jako například vykládka a dekonsolidace, vyzvednutí a zajištění zásilek a jejich příprava pro distribuci a další doplňkové služby (štítkování, balení a podobně) a s tím související dokumentace a komunikace, včetně online služeb a formulářů (systém MyRaben, aplikace Track&Trace).

Na základě toho zpracováváme osobní údaje, které jsou stručně řečeno nezbytné pro provedení přepravy (identifikační, kontaktní, pracovní pozice, obsah dokumentace a komunikace, kterou nám zašlete), a v případě, že je to nutné, zpracováváme i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob (adresátů, řidičů apod.). Bez zpracování těchto údajů vám nemůžeme naše služby nabídnout ani poskytnout. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas. Pokud byste nám potřebné údaje nesdělili, nemůžeme s vámi smlouvu vůbec uzavřít.

Poskytujeme-li konkrétní produkty nebo služby online (přes internet), zpracováváme osobní údaje koncových uživatelů těchto produktů a služeb. Upozorňujeme, že informace o souborech cookie a protokolech (logy) se vztahují také na toto zpracování (viz bod v.).

Pokud nám chcete napsat elektronickou poštu, upozorňujeme, že nezašifrované e-mailové zprávy odesílané přes internet nejsou zcela chráněny před přístupem třetích stran.


Zpracování údajů přepravců, řidičů a kontaktních osob

Abychom mohli zajistit zásilky našim zákazníkům, spravovat vozový park, optimalizovat plánování přepravy a provádět přepravní služby odpovídajícím způsobem, potřebujeme osobní údaje řidičů, zejména jméno a příjmení, číslo občanského průkazu nebo číslo pasu a kontaktní číslo.

Abychom zachovali zásady bezpečnosti nakládání s potravinami, potřebujeme údaje obsažené v lékařských potvrzeních pro sanitární a epidemiologické účely. Kromě toho, abychom mohli správně provádět přepravu zboží ADR v souladu s předpisy, musíme mít informace, zda jste oprávněni jej přepravovat.

Za účelem zajištění přepravy a ochrany svěřeného majetku může Raben kontrolovat polohu vozidel prostřednictvím satelitního navigačního systému (zařízení GPS).

V souvislosti s výše uvedeným budeme vaše osobní údaje zpracovávat z důvodu plnění smlouvy a oprávněných zájmů, tj. správného provedení přepravní služby.


TLME lite aplikace

V rámci této aplikace budou vaše osobní údaje ve formě polohy GPS zpracovány na základě souhlasu, který lze kdykoli odvolat, aby byla zajištěna nejvyšší úroveň poskytovaných služeb zákazníkům skupiny Raben Group (organizace pracovní doby vyznačením nejkratších a nejrychlejších tras potřebných k dokončení přepravy, výpočet předpokládané doby příjezdu do místa vykládky v reálném čase, zabezpečení majetku a také usnadnění práce s používání mobilní aplikace místo stávajících papírových dokumentů). Zaznamenaná data GPS budou shromažďována po dobu 60 dnů, poté budou trvale smazána. Poskytovatelem aplikace je TIS GmbH.


ii. Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů

Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob. Pod tento základ spadají zejm. následující operace:

  • zlepšování a vývoj našich produktů a služeb;
  • přímý marketing zahrnující nabídku našich produktů nebo služeb či služeb a produktů přímo souvisejících (lze se kdykoli odhlásit pomocí odkazu v zasílané zprávě);
  • komunikace s médii (včetně využití kontaktů na zástupce a zaměstnance médií);
  • prevence a odhalování trestné činnosti;
  • určení, obhajoba a vymáhání právních nároků a pohledávek;
  • ochrana majetku a osob včetně sledování průběhu přepravy a monitorování skladů a dep pomocí kamerových záznamů;
  • vyhodnocování a zlepšování naší obchodní činnosti (hodnocení kvality služeb, reklamací, využití kapacit, distribučních kanálů, složení zákaznického portfolia, účinnosti propagace atp.);
  • interní funkce nezbytné pro naši činnost, a to i na úrovni skupiny podniků, do které patříme (audit, controlling, provoz IT, účetní a daňová evidence, administrativa atp.).


Údaje budou v omezeném rozsahu zpracována také naším systémem myRaben jako součást centrální databáze adresátů s ohledem na náš oprávněný zájem, kterým je konsolidace přeprav adresovaných jednomu adresátovi.

Z důvodu ochrany zájmů můžeme nahrávat i některé naše vzájemné telefonní hovory, abychom vždy přesně věděli, o čem jsme spolu mluvili. Hovory můžeme rovněž následně vyhodnocovat tak, abychom příště co nejlépe vyhověli vašim požadavkům, přáním a potřebám. Můžeme se s Vámi také spojit a ověřit, zda jste byli s našimi službami spokojeni. O důvodech a podmínkách nahrávání, pokud k němu dochází, budete informování vždy před uskutečněním hovoru.

Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme, a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.


iii. Zpracování osobních údajů na základě právních předpisů

Právní předpisy nám rovněž v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat. Jde zejména o zpracování za účelem:

a. uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.)

b. plnění dalších právních povinností (např. při zpracování informací v daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti)

c. plnění povinností podle sektorových předpisů (z. o silniční dopravě včetně všech prováděcích předpisů, předpisy EU a mezinárodní úmluvy týkající se přepravy – přehled předpisů lze nalézt na stránkách ministerstva dopravy)


iv. Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů

V některých případech se vyžaduje ke zpracování osobních údajů souhlas dotčené osoby. Podrobnosti o účelu a dalších podmínkách zpracování je uvedena přímo u souhlasu. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat, na předchozí zpracování ale nemá odvolání souhlasu vliv.

Např. v případě soutěží na sociálních sítích zahrnujících zaslání fotografií budete požádáni o souhlas, respektive nahráním fotografií nám v souladu s podmínkami soutěže souhlas k jejich použití udělíte.

v. Zpracování údajů návštěvníků webových stránek

Při používání našich webových stránek zajišťujeme, aby shromažďování a zpracování informací o uživatelích bylo omezeno na minimum nezbytné k poskytování služeb webu na odpovídající úrovni. Při každé návštěvě webu náš systém automaticky shromažďuje data a informace z počítačového systému počítače, který stránku otevírá. V takovém případě jsou získány následující údaje:

a. informace o typu a verzi použitého prohlížeče,

b. operační systém uživatele,

c. IP adresa uživatele,

d. datum a čas volání stránky,

e. webové stránky, ze kterých uživatel přišel na náš web (tzv. referrer),

f. webové stránky, které byly vyvolány systémem uživatele prostřednictvím našich webových stránek.
 

Data se také ukládají do protokolů (logů) našeho systému. Tyto údaje nejsou spojeny s jinými osobními údaji uživatele. Údaje nelze použít k identifikaci konkrétní osoby, protože IP adresa je maskovaná. Údaje se také zaznamenávají a zpracovávají v protokolech za účelem analýzy chyb a pro statistické účely.

Dočasné uložení IP adresy systémem je nezbytné pro zpřístupnění webové stránky počítači uživatele. Za tímto účelem musí být po dobu relace uložena IP adresa uživatele (v maskované podobě, což znamená, že jsou zaznamenána pouze první tři čísla dané IP adresy [např. 123.45.67.xxx]). Ukládání souborů protokolu má zajistit funkčnost webu. Kromě toho se údaje používají k optimalizaci webových stránek a zajištění bezpečnosti našich informačních systémů. Analýza dat pro marketingové účely proto neprobíhá.


Použití cookies

V omezené míře můžeme osobní údaje shromažďovat automaticky prostřednictvím souborů cookies umístěných na našich webových stránkách. Cookie je malý soubor obsahující informační data zaznamenaná a uložená v počítači, tabletu nebo smartphonu použitých pro přístup na webové stránky. Soubory cookie obvykle obsahují název webu, odkud pocházejí, dobu jejich uložení v zařízení a jejich jedinečné číslo.

Soubory cookie se používají pro následující účely:

  • přizpůsobení webových stránek preferencím uživatelů a optimalizace používání webových stránek;
  • přizpůsobení obsahu zobrazeného pro konkrétního uživatele služby;
  • vytváření statistik, které vysvětlují, jak uživatelé používají internetové služby, což umožňuje zlepšit jejich strukturu a obsah;
  • optimalizace reklamní a marketingové nabídky pro konkrétního uživatele webových stránek.


Existují tři hlavní typy souborů cookie: dočasné, trvalé a soubory cookie třetích stran.

Dočasné cookies jsou dočasné soubory uložené v počítači, tabletu nebo smartphonu uživatele až do odhlášení, opuštění stránky nebo zavření webového prohlížeče a používají se k nabízení služeb, které vyžadují ověření na konkrétním webu.

Trvalé soubory cookie se ukládají v počítači, tabletu nebo smartphonu po dobu definovanou v parametrech souboru cookie nebo do doby, než je uživatel smaže, a slouží k zapamatování nastavení zvolených uživatelem a k přizpůsobení obsahu.

Soubory cookie třetích stran umožňují shromažďovat informace o tom, jak se webové stránky používají, a doručovat uživatelům reklamní obsah, který je optimálně přizpůsoben jejich zájmům.

Cookies používané na našich webových stránkách:
 

Název

Použití

Expirace

Přístup

Typ

_ga

Zaregistruje jedinečné ID, které se používá ke generování statistických údajů o tom, jak návštěvník používá web.

2 roky

Raben

Statistické

_gat

Používá Google Analytics k řízení rychlosti požadavků.

1 den

Raben

Statistické

_gid

Zaregistruje jedinečné ID, které se používá ke generování statistických údajů o tom, jak návštěvník používá web.

1 den

Raben

Statistické

_fbp

Používá Facebook k poskytování řady reklamních produktů, jako je aukce v reálném čase od inzerentů třetích stran.

3 měsíce

Facebook

Marketing

ads/ga-audiences

Tento soubor cookie se používá k odesílání údajů do Google Analytics o zařízení a chování návštěvníka. Sleduje návštěvníka napříč zařízeními a marketingovými kanály.

Relace

Google

Marketing

fr

Používá Facebook k poskytování řady reklamních produktů, jako jsou aukce v reálném čase od inzerentů třetích stran.

3 měsíce

Facebook

Marketing

IDE

Tento soubor cookie se používá k odesílání údajů do Google Doubleclick o zařízení a chování návštěvníka. Sleduje návštěvníka napříč zařízeními a marketingovými kanály.

1 rok

Doubleclick

Marketing

pagead/1p-conversion/#

Sledování souborů cookie za účelem cílené reklamy

Relace

Google

Marketing

pagead/1p-user-list#

Tento soubor cookie se používá k odesílání údajů do Google Analytics o zařízení a chování návštěvníka. Sleduje návštěvníka napříč zařízeními a marketingovými kanály.

Relace

Google

Marketing

test_cookie

Slouží ke kontrole, zda prohlížeč uživatele podporuje soubory cookie.

1 den

Doubleclick

Marketing

tr

Používá Facebook k poskytování řady reklamních produktů, jako je aukce v reálném čase od inzerentů třetích stran.

Relace

Facebook

Marketing

i18n_redirected

Přesměrování stránek

1 rok

Raben

Funkční


Osobní údaje shromážděné prostřednictvím souborů cookie jsou šifrovány, aby se zabránilo přístupu nežádoucích a neoprávněných osob. Shromažďují se pouze za účelem provádění specifických funkcí pro uživatele.

Většina webových prohlížečů obsahuje nastavení, která umožňují výchozí volby použití cookies. Pokud nesouhlasíte se sledováním své aktivity na webových stránkách, můžete kdykoli zakázat používání cookies ve vašem webovém prohlížeči. Dále máte právo a možnost zvolit takové nastavení ve vašem webovém prohlížeči, které automaticky zablokuje služby cookie.

Používání našich webových stránek bez použití cookies je možné, avšak v jednotlivých případech se mohou při procházení objevit určitá omezení funkčnosti webových stránek.

Podrobné informace o možnostech a metodách podpory souborů cookie jsou k dispozici v nastavení internetových prohlížečů.

 



Abychom mohli analyzovat chování uživatelů, používáme Google Analytics, webový analytický a reportovací software od společnosti Google Inc. („Google“). Před analýzou chování uživatelů na webu jsme však požádali společnost Google o anonymizaci vaší IP adresy. Do programového kódu Google Analytics jsme zavedli určité řádky.

Google Analytics používá soubory cookie uložené ve vašem počítači, aby bylo možné analyzovat, jak používáte web. Soubory cookie používané službou Google Analytics mohou být relační nebo trvalé soubory, jejichž platnost však obvykle vyprší nejdéle po dvou letech. Informace shromážděné soubory cookie o vašem používání webových stránek se obvykle odesílají na servery Google v USA a tam se ukládají.

Protože jsme požádali o anonymizaci IP adres, je vaše IP adresa před odesláním na server Google v USA zamaskována. Vaše nezamaskovaná IP adresa může být zaslána na server Google v USA, kde je následně zamaskována, pouze za výjimečných okolností mimo naši kontrolu. Na základě našich pokynů Google použije výše uvedené informace k vyhodnocení toho, jak je náš web používán, generování zpráv o činnosti webu a poskytování dalších služeb spojených s používáním webu a internetu. Vaše IP adresa poskytnutá vaším webovým prohlížečem službě Google Analytics není v žádném případě spojena s jinými údaji Google.

Rádi bychom vás upozornili, že můžete společnosti Google zabránit v zaznamenávání a zpracovávání údajů ze souborů cookie (Google) týkajících se používání vašeho webu (včetně vaší IP adresy) a ve zpracování těchto údajů společností Google, pokud si stáhnete a nainstalujete speciální přídavný modul prohlížeče – dostupný na adrese tools.google.com/dlpage/gaoptout.
 

vi. Zpracování údajů z pluginů a stránek na sociálních sítích
 

Na webových stránkách www.raben-group.com používáme sociální pluginy („pluginy“) Facebook, které jsou majetkem společnosti Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA („Facebook“). Pluginy jsou označeny logem Facebooku a nápisem „Facebook Social Plug-in“. Seznam našich pluginů pro Facebook a jejich obrázků je k dispozici zde: developers.facebook.com/plugins. Pokud otevřete jednu z našich stránek, která obsahuje plugin, váš prohlížeč se automaticky připojí k serverům Facebooku. Zároveň jsou na Facebook zasílány osobní údaje (aktuálně jde o IP, datum a čas, prohlížený web / název prohlížené adresy URL a ID cookie). Podle našich znalostí zpracování dat probíhá v USA. Facebook může tyto údaje kombinovat s dalšími informacemi, které o vaší osobě mají. Jako správce webové stránky však nemáme žádné znalosti o přesném průběhu zpracování vašich údajů Facebookem. Další informace o zpracování vašich osobních údajů společností Facebook naleznete v ustanoveních Zásad osobních údajů společnosti Facebook http://www.facebook.com/about/privacy/).

Společně s Facebookem jsme společnými správci údajů uživatelů, kteří si jsou fanoušky našich stránek na https://www.facebook.com/:

https://facebook.com/rabenlogisticsczech  

Raben Group má také profily na portálech Instagram, YouTube a LinkedIn (detailní informace viz https://www.raben-group.com/privacy-policy).

Vzhledem k výše uvedenému mohou společnosti skupiny Raben Group, jako správci fanpages, získávat anonymní statistické údaje o osobách navštěvujících webové stránky. Tyto údaje jsou shromažďovány díky souborům cookie, z nichž každý obsahuje jedinečný uživatelský kód (ukládá je provozovatel stránek na pevný disk počítače nebo na jakýkoli jiný datový nosič lidí navštěvujících fanpage). Uživatelský kód, který lze propojit s daty uživatelů registrovaných na konkrétním portálu, se stáhne a zpracuje při otevření fanpage. Jedná se o data, která nejsou spojena s konkrétními jednotlivci a která může provozovatel portálu na základě naší žádostí zpracovat jako:

  • demografické údaje (včetně trendů věku, pohlaví, rodinného stavu a profesního stavu),
  • informace o životním stylu a zájmech,
  • geografická data, která umožňují určit, kde uspořádat speciální propagační nabídky nebo akce, jak nejlépe zacílit nabídku.
     

Zároveň mohou být údaje osob, které si oblíbily fanpage / kanál, zpracovány v neanonymizované podobě v případě:

  • komunikace se společností Raben Group prostřednictvím daného portálu (tato možnost se nevztahuje na portál LinkedIn),
  • komentování příspěvků sdílených na fanpage / kanálu,
  • účast na různých propagačních kampaních, soutěžích - v tomto případě bude zpracování probíhat na základě výslovného souhlasu uživatele (tato možnost se nevztahuje na portál LinkedIn).


Za žádných okolností nebudou údaje osob, které jsou fanoušky stránek společnosti Raben Group a konkrétní společnosti Raben Group, použity k jinému účelu, než pro který byly poskytnuty. Jejich zpracování bude probíhat výhradně na konkrétním portálu a v souladu s obecnými podmínkami používání portálu.

Osobní údaje osob, které navštíví naše stránky, zpracováváme na základě oprávněného zájmu správce údajů, nebo na základě souhlasu, pokud jsme vás o něj požádali.

Chceme, aby naše fanpage byla místem pro výměnu názorů a zkušeností, kde budou uživatelé schopni komunikovat při zachování principů dobrých mravů a vzájemného respektu. Respektujte proto prosím následující pravidla:

a. Netolerujeme nenávistné projevy nebo obsah rasistické, homofobní, sexistické, pornografické, vulgární povahy, urážející jiná náboženství, víry nebo národy.

b. Netolerujeme porušení zákona, jednání v rozporu s platnými zákony, v rozporu s právy třetích stran, včetně autorských práv a práv duševního vlastnictví.

c. Zvláštní pozornost věnujte informacím zveřejněným v komentářích k příspěvkům. Fanpage je veřejné místo, a proto poskytování údajů, jako je rodné číslo, číslo občanského průkazu, telefonní číslo nebo autorizační údaje (přihlašovací jméno, heslo), může mít negativní důsledky pro uživatele, který tento typ informací zveřejňuje.

Vyhrazujeme si právo smazat nebo skrýt záznamy, které porušují výše uvedená pravidla.


2. Jaké údaje zpracováváme?

Zpracováváme zejména údaje, které potřebujeme k nabídce a poskytování našich služeb (uzavření smlouvy o přepravě a její provedení). Bude se tedy zjednodušeně řečeno jednat o všechny údaje, které jsou ve smlouvách nebo jiných podobných formulářích nebo které jsme si sdělili za tímto účelem ústně či jinou domluvenou formou. Tam, kde je to z hlediska vlastností služby nezbytné, se může zpracování týkat i dalších osob (příjemci zásilky, objednatelé a odesílatelé přepravy, zaměstnanci, řidiči apod.)

Někdy budeme vaše údaje spojovat s dalšími informacemi anebo vytvářet údaje nové, které z daných informací vyplývají nebo s nimi souvisejí. To je důležité hlavně pro určení práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, ochranu našich či vašich zájmů nebo dodržování našich zákonných povinností (např. zlepšování a vývoj produktů, služeb a obchodní činnosti, vymáhání pohledávek nebo odhalování podvodů).

Nejčastěji budeme zpracovávat vaše identifikační (název společnosti, jméno, pracovní pozice), popisné a kontaktní údaje (zejména pro zadání přepravy a doručení), údaje týkající se služeb nebo produktů (např. doklady týkající se zásilek včetně typu nebo obsahu zásilky), údaje finanční (např. pro provedení plateb), údaje potřebné k vyřízení vašich stížností a další údaje, které nám sdělíte nebo které zjistíme v průběhu poskytování služeb včetně údajů, které v souvislosti s našimi závazky vytvoříme zpracováním údajů takto získaných. V případě, že využíváte některou z našich webových služeb, zpracováváme také údaje z této služby.

Žádáme vás, abyste neposkytovali informace o zvláštních kategoriích osobních údajů (např. informace o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženských či filozofických přesvědčeních nebo členství v odborech, údaje týkající se zdravotního stavu, genetické údaje, biometrické údaje, citlivé osobní údaje nebo informace týkající se trestních věcí). Pokud takové informace z jakéhokoli důvodu poskytnete, bude to znamenat váš výslovný souhlas se shromažďováním a používáním těchto údajů námi, jak je uvedeno v tomto dokumentu nebo v místě, kde byly údaje zveřejněny.


Kamerové záznamy

Naše obchodní a pracovní prostory mohou být monitorované kamerami se záznamem, který uchováváme po omezenou dobu z důvodu ochrany majetku, zdraví osob a našich práv (např. pro dokumentaci poškození majetku nebo zboží). Konkrétní prostory jsou vždy označeny příslušnou informační tabulí, která obsahuje základní informace o správci a podmínkách a době zpracování a dále odkaz na možnost získání podrobných informací.



3. Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme:

1. přímo od Vás při uzavření a plnění smlouvy;

2. z vlastní činnosti (zejm. informace týkající se služeb, které byly objednány);

3. od jiných osob, pokud je to nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, pokud tak stanoví právní předpisy anebo pokud k tomu dáte souhlas;

4. z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí apod.).



4. Komu můžeme údaje předat?

Osobní údaje mohou vedle nás, našich zaměstnanců a osob, které jsou pro nás činné, zpracovávat také naši smluvní zpracovatelé nebo správci, kteří se podílejí na zajištění našich služeb. Jedná se zejm. o:

  • externí partnery (dopravce) zajišťující a provádějící přepravu zboží;
  • společnosti skupiny Raben Group N.V. zejm. za účelem zajištění společných interních funkcí;
  • poskytovatele IT technologií ke zpracování osobních dat (aplikace pro komunikaci a správu emailů, pro správu klientského portfolia a řízení klientských vztahů, pro správu objednávek a řízení přepravy);
  • dodavatele služeb nezbytných pro provoz (např. administrativní a kancelářské služby);
  • poskytovatele specializovaných služeb (právní, konzultantské, finanční, auditorské, HR atp.);
  • obchodní zástupce nebo zprostředkovatele.


Raben Group jmenovala společnost Raben Management Services sp. z o. o. jako své centrum sdílených služeb spravující personální a mzdové procesy, marketingové procesy (včetně správy databáze novinářů spolupracujících se společností Raben Group a firemní účty na sociálních sítích), IT (včetně IT systémů, kde se shromažďují osobní údaje, dodavatelů, řidičů, příjemců atd.), bezpečnostní incidenty a také koordinuje procesy náboru zaměstnanců a analýzy rizik pro všechny ostatní společnosti. Společnost také provozuje webovou stránku www.raben-group.com, a proto koordinuje zpracování osobních údajů zasílaných prostřednictvím formulářů dostupných na této webové stránce (např. kontaktní formulář, zpravodaj Raben Group).

Za účelem efektivního výkonu naší činnosti, sdílení nákladů a infrastruktury můžeme zároveň spolupracovat s dalšími dopravci ze skupiny Raben Group a předávat jim nezbytné údaje pro provedený objednaných služeb.


Další příjemci

V případě, kdy by se u nás něco měnilo a převáděli jsme naši obchodní nebo jinou činnost jako celek nebo i její část na jinou osobu, pak by součástí takového převodu byly i osobní údaje, které se této činnosti týkají. Stejně by to bylo i v případě, že bychom byli v souladu s právními předpisy nuceni takové změny udělat.

V rámci oprávněného zpracování můžeme osobní údaje předávat i dalším osobám (např. výměna informací za účelem prevence podvodů apod.). Pokud k tomu mají zákonem daný důvod, mohou získat přístup k osobním údajům i další třetí strany (např. policie a jiné orgány veřejné moci).

Mlčenlivost

Veškeré osoby, které s námi spolupracují a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení vašich údajů.



5. Kdy můžeme předat údaje do zahraničí?

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (např. společnostem skupiny Raben Group N.V., poskytovatelům IT technologií nebo dalším zpracovatelům a správcům). Pokud by bylo nezbytné osobní údaje předávat i do zemí mimo EU/EHP (např. při přepravě mimo EU), vždy to učiníme až po zajištění odpovídajícího zabezpečení a doložení záruk, že s nimi bude nakládáno v souladu s právními předpisy. Těmito zárukami jsou především tzv. standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Na vaši žádost vám poskytneme konkrétní informace o předávání, včetně obsahu těchto standardních smluvních doložek. Kontakty pro zasílání žádostí jsou uvedeny v hlavičce této informace.

Specifickým případem jsou situace, kdy jsou osobní údaje předávány do třetí země v souvislosti s poskytováním služby mezinárodní přepravy zboží mimo EHP zahraničním dopravcem ze zemí mimo EHP. Přenos údajů do třetí země se uskuteční podle čl. 49 odst.1 písm. b) nebo c) GDPR, tj. pokud je předání nezbytné pro plnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem nebo pro provádění předsmluvních opatření přijatých na žádost subjektu údajů nebo je předání nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy uzavřené v zájmu subjektu údajů mezi správcem a jinou fyzickou nebo právnickou osobou.



6. Jak dlouho máme údaje u sebe?

Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Nejčastěji se osobní údaje zpracovávají po dobu trvání a plnění smluvních nebo i mimosmluvních závazků (pro zjednodušení dále jen smlouva). Po skončení smlouvy se osobní údaje dále zpracovávají z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů (příp. zájmů třetích osob), a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Tato doba je primárně určená podle (objektivních) promlčecích lhůt stanovených zákonem (občanský zákoník) nebo smlouvou. Lhůty se mohou lišit podle druhu závazku nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinní údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle obecně závazných právních předpisů (zejm. v oblasti silniční dopravy, účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví podle zvláštního zákona).

V případě udělení souhlasu probíhá zpracování do odvolání souhlasu, není-li přímo u souhlasu uvedeno jinak. Souhlas můžete kdykoli odvolat a tím zpracování ukončit.



7. Jaká jsou vaše práva?

Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů můžete využít následující práva: 
 

Právo na informace

Máte právo obdržet informace před zpracováním i během zpracování na vaši žádost. Na žádost vám sdělíme, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a dále, pokud o to požádáte, informace o účelech, kategoriích údajů, příjemcích (kategoriích), době uchování (kritériích), vašich právech včetně možnosti se obrátit na dozorový úřad, zdrojích údajů (pokud nepocházejí od vás), případně o automatizovaném individuálním rozhodování a předávání do třetí země nebo mezinárodní organizace (vhodných zárukách).

Právo na přístup

Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o vás zpracovávány.

Právo na opravu

Správce by měl zpracovávat přesné údaje, při zjištění nesprávnosti údajů máte právo na opravu.

Právo na výmaz
(„být zapomenut“)

Máte právo na vymazání svých údajů, ale jen tehdy pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který správce může použít (včetně ochrany svých oprávněných zájmů a práv).

Právo na přenositelnost

Máte právo obdržet zpracovávané údaje, které se zpracovávají na základě souhlasu nebo na základě uzavření nebo plnění smlouvy a které jste sami poskytli nebo které přímo vyplývají z vaší činnosti, ve strojově čitelném formátu. Platí jen pro automatizovaně zpracovávané údaje.

Právo vznést námitku

Platí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví.

Právo na odvolání souhlasu

V případě zpracování založeného na vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat, a to zasláním požadavku na emailovou adresu gdpr.cz@raben-group.com.

Právo na omezení

Máte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud

- popíráte přesnost údajů, a to do doby, než správce přesnost ověří

- údaje nejsou potřeba pro účely zpracování, avšak požadujete jejich zpracování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků

- jste vznesli námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad vašimi oprávněnými zájmy

- zpracování údajů bylo protiprávní a požadujete namísto výmazu údajů jen omezení jejich zpracování.

Právo obrátit se na dohled, soud

Můžete se obrátit na dohledový úřad (Úřad na ochranu osobních údajů – www.uoou.cz) nebo soud.


Neprovádíme žádné automatizované rozhodování.


Jak můžete svá práva uplatit?
 

Vaše žádosti týkající se zpracování osobních údajů vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení takové žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud to nastane, informujeme vás o takovém prodloužení do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

Kontakt pro žádosti a dotazy týkající se zpracování osobních údajů: gdpr.cz@raben-group.com



8. Co když se něco změní?

Tuto informaci budeme pravidelně aktualizovat a bude vždy dostupná na našem webu. Pokud by došlo k zásadní změně zpracování osobních údajů, budeme vás o tom přímo informovat.


Verze platná od 1.12.2020